En cette période de crise sanitaire, il est important de prendre des mesures pour favoriser les rassemblements en toute sécurité. Voici nos conseils pour organiser une conférence tout en s’adaptant aux mesures sanitaires pendant l’épidémie de Covid 19.
Préparation de la salle en amont de votre conférence
Pour respecter les conditions de distanciation physique soit 4 m2 autour de chaque personne, le nombre de participants doit être nettement inférieur à la capacité recommandée de la salle. Par conséquent, il vous faudra condamner un siège sur deux ou déplacer les chaises à une distance de 1 m l’une de l’autre. Renouvelez régulièrement l’air qui circule dans la salle de conférence et aérez-la avant et après votre événement.
Avant le début de votre conférence, elle doit être scrupuleusement nettoyée ce qui inclut les appareils informatiques, les poignées de porte, les accoudoirs, etc. Et pour que tous les participants puissent se désinfecter les mains avant de s’installer, une borne de gel hydroalcoolique doit être mise à leur disposition. N’oubliez pas d’afficher les consignes sanitaires à l’entrée de la salle.
Gestion des flux
Vous connaissez le nombre maximal de personnes qui peuvent assister à votre séminaire. Il vous faut maintenant respecter ces conditions. Afin de limiter le risque d’affluence, vous pouvez mettre en place un système d’inscription avant votre événement. Choisissez idéalement une salle de conférence où vous pouvez organiser une circulation différenciée des flux d’entrée et de sortie. Le sens de circulation doit être indiqué à l’aide de marquage au sol.
Protocoles sanitaires pour les conférenciers
Avant votre événement renseignez les conférenciers sur les mesures spécifiques de sécurité sanitaire en vigueur lors de votre conférence. Pour éviter les échanges de documents et limiter les risques de propagation du virus, demandez-leur de vous envoyer une copie de leur pièce d’identité par mail si besoin. Lors de leur intervention, ils ne porteront probablement pas de masque. Par conséquent, prévoyez au minimum une distance de 3 m entre les conférenciers et le public. Enfin, si vous voulez proposer aux participants une session de questions-réponses à la fin de la conférence, évitez les passages de micro pour réduire les risques sanitaires.
Une bonne organisation de votre conférence dans le contexte sanitaire actuel est primordial. Hôtel Novel vous accueille et vous accompagne dans la réussite de vos événements: conférence et séminaire. N’hésitez pas à nous contacter.