L’organisation d’un séminaire n’est pas une mission très compliquée à mener. Elle exige toutefois de la rigueur et une bonne capacité à prévoir et à planifier les choses. En effet, la non-prise en considération de petits détails peut venir ternir l’expérience vécue par les participants. Pour éviter que vous viviez une telle situation, voici donc nos conseils pour que votre séminaire soit une réussite.
Sélectionner un lieu d’accueil adapté à l’organisation d’un séminaire
Tous les lieux ne sont pas pensés pour accueillir un séminaire. Aussi, après avoir défini le périmètre géographique dans lequel vous désirez organiser votre événement professionnel, sélectionnez un lieu qui répond à ces trois critères :
- Il est à proximité des axes de transport (aéroport, gare, etc.) afin que les participants puissent aisément s’y rendre
- Il propose une restauration de qualité mettant en avant des spécialités régionales
- Il dispose de salles adaptées pour la tenue d’un séminaire : température contrôlable, bonne isolation phonique, sièges confortables, paperboard et vidéoprojecteur disponibles, etc.
Prévoir une arrivée des participants la veille au soir
Plutôt que les participants soient stressés à l’idée de ne pas être à l’heure au début du séminaire, prévoyez leur arrivée la veille.
Ces derniers pourront ainsi se rencontrer de manière informelle lors du dîner mais aussi du petit déjeuner le jour J, ce qui ne peut qu’être bénéfique à l’ambiance du séminaire.
Généralement, une telle organisation contribue également à une plus grande efficacité des participants durant le séminaire.
Ne pas négliger les moments informels et les activités détente
Durant un séminaire, il y a des moments consacrés au travail mais il doit y avoir des moments où les participants peuvent échanger de manière informelle. Si les repas peuvent être propices à ce type d’échanges, des pauses peuvent aussi être planifiées pour favoriser la communication.
Il est aussi possible de prévoir des activités (soirées privées, visites culturelles, ateliers culinaires, rencontres sportives, etc.) afin de faire réellement émerger une dynamique de groupe.
S’appuyer sur un interlocuteur unique
Afin de limiter au maximum le risque de déperdition de l’information, faites le choix de vous appuyer sur un unique interlocuteur pour organiser votre séminaire. Cela vous permettra également de nouer une vraie relation de confiance avec le prestataire retenu pour votre événement.
Si vous désirez organiser un séminaire dans la région d’Annecy, l’Hôtel Novel devrait parfaitement répondre à vos besoins. En effet, en plus de jouir d’une localisation stratégique, il propose des salles dédiées à l’organisation de réunions et séminaires, un restaurant de qualité (La Mamma) et des hébergements confortables. Habituée à accueillir des séminaires, l’équipe de cet établissement pourra vous accompagner tout au long de l’événement et contribuer à ce qu’il soit une réussite.